HÓA ĐƠN THƯƠNG MẠI LÀ GÌ? VÀ VAI TRÒ TRONG XUẤT NHẬP KHẨU

     

Cùng Intertrans tìm hiểu thêm Hóa đơn thương mại là gì? Và vai trò trong xuất nhập khẩu.

Trong thương mại quốc tế, phần chứng từ rất quan trọng để giúp thông quan lô hàng. Bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm nhiều loại giấy tờ khác nhau tùy thuộc vào loại hàng hóa và mục đích của lô hàng. Tuy nhiên, tất cả lô hàng đều phải có Hóa đơn thương mại để đảm bảo bộ chứng từ đầy đủ và hợp lệ. Nó là chứng từ không thể tách rời khi khai hải quan và gửi khách hàng thanh toán.

Form hóa đơn thương mại phổ biến

 

Hóa đơn thương mại là gì

    Hóa đơn (invoice), thương mại (commercial); Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice/CI) hiểu là hóa đơn được phát hành bởi người bán cho người mua thanh toán và cà người bán,  người mua đều dùng để làm thủ tục hải quan cho lô hàng, từ đó tính ra thuế xuất/nhập của lô hàng đó. Đối với tất cả các hình thức thanh toán từ TT, DP DA đến LC đều cần CI để ngân hàng thực hiện thanh toán theo số tiền trên invoice. Đối với hình thức ship hàng như FOB hay CIF cũng cần để mua bảo hiểm đường bộ, đường không hoặc đường biển.

Trên hóa đơn thương mại sẽ ghi rõ người bán (shipper) và người mua (consignee) cùng với mô tả hàng hóa, giá cả, tiền tệ, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán cho bất kỳ loại vận chuyển nào, đường bộ qua cửa khẩu, đường hàng không hay đường biển.

Tùy vào yêu cầu của khách hàng, loại hình thanh toán hay ngân hàng thì sẽ quy định form mẫu và số lượng CI khác nhau. Hóa đơn thương mại chuẩn nhất được lập dựa vào UCP 600 - một quy tắc về thư tín dụng, hay còn gọi là LC. Đây là hình thức thanh toán chặt chẽ bảo về cả người bán và người mua trong thương mại quốc tế. Tuy nhiên LC quy định CI rất chặt chẽ và nghiêm ngặt. LC sẽ quy định số lượng Commercial Invoice cụ thể và người bán ngoài việc làm chuẩn CI còn phải bắt buộc phải làm đủ số lượng bản CI để đảm bảo ngân hàng của người mua không từ chối thanh toán.

Commercial Invoice là loại giấy tờ do người bán (Shipper) tự phát hành nên sẽ theo form của từng doanh nghiệp khác nhau, không phụ thuộc vào cơ quan thuế sở tại; miễn sao các thông tin trên CI đầy đủ, chuẩn chỉnh theo quy định của người mua, ngân hàng, bảo hiểm là OK. CI sẽ được soạn bằng Tiếng Anh hoặc có ngôn ngữ Tiếng Anh cạnh ngôn ngữ của người bán.

 

Vai trò của CI trong xuất nhập khẩu

- Thanh toán cho lô hàng: Người mua (consignee) sẽ căn cứ vào CI để trình lên ngân hàng thanh toán cho người bán (shipper) đối với hình thức thanh toán TT và DP. Còn đối với hình thức LC thì người bán dùng trong bộ chứng từ trình lên ngân hàng của mình, sau đó ngân hàng người bán gửi sang ngân hàng người mua để yêu cầu thanh toán.

- Làm thủ tục thông quan lô hàng: Thiếu hóa đơn thương mại chắc chắn Hải quan sẽ từ chối thông quan. CI phải đầy đủ, chính xác, rõ ràng mới hợp lệ bởi vì CI liên quan đến việc tính thuế xuất nhập khẩu, ngoài ra còn liên quan đến chứng từ khác như xuất xứ hàng hóa (CO). Giá cả và loại hàng hóa ghi trên CI cùng với chữ ký của người bán và sao y bản gốc của người mua để Hải quan làm căn cứ tính toán thuế (nếu có). Vì thế Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm trước CI mình tự phát hành.

- Mua bảo hiểm: Nếu lô hàng cần mua bảo hiểm thì CI là cơ sở để tính phí bảo hiểm và cũng là bằng chứng về giá trị hàng hóa cần được đền bù trong trường hợp có rủi ro xảy ra.

- Quyết toán, hoàn thuế: Cơ quan thuế sẽ kiểm tra bộ chứng từ thông quan lưu trữ của Doanh nghiệp và CI là cơ sở tính toán lãi và hoàn thuế VAT (nếu có). Vì thế sau khi hoàn thành lô hàng, Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ giấy tờ, trong đó có CI.

 

Mẫu CI đơn giản của mặt hàng quá cảnh qua cửa khẩu Việt Nam

Trên hóa đơn thương mại chuẩn gồm những nội dung cơ bản sau

- Tiêu đề (Letter head)

- Số và ngày phát hành hóa đơn (No & Date)

- Người bán (Shipper/Seller/Exporter/Beneficiary)

- Người  mua (Consignee/Buyer/Importer)

- Mô tả hàng hóa (Goods’ description)

- Số lượng (Volume)

- Đơn giá (Price)

- Tổng tiền (Total amount)

- Điều kiện giao hàng (Delivery term)

- Hình thức thanh toán (Payment term)

- Thông tin ngân hàng (Bank’s details)

- Cảng đóng hàng (Port of loading)

- Cảng đến (Port of discharge)

- Tên tàu, số hiệu chuyến (Vessel name, no)

- Chữ ký và đóng dấu (Sign & Seal)

 

Cách lập hóa đơn thương mại

    Dưới đây Intertrans sẽ hướng dẫn Quý Khách lập 1 hóa đơn thương mại chuẩn và chặt chẽ nhất theo hình thức thanh toán thư tín dụng (LC). Chúng tôi gợi ý nên làm form CI trên excel sẽ tạo và chia cột được dễ dàng và khoa học. Ngoài ra sử dụng công thức của excel rất tiện để tính toán nếu lô hàng có nhiều sản phẩm.

P1: Tiêu đề (Letter head)

Thể hiện logo và thông tin của người bán ở trên cùng khổ giấy A4. Chú ý trường 59 trên LC và thay đổi theo để phù hợp với yêu cầu của LC. Thường thì chỉ cần Logo + Tên người bán là được.

P2: Số và ngày phát hành hóa đơn (No & Date)

Ngày Invoice có thể lấy bất kỳ ngày nào nhưng chắc chắn phải trước ngày mở tờ khai hải quan. Nếu làm CI cho LC thì cần chú ý mục số (3) trường 47A: Ngày của chứng từ không được trước ngày phát hành LC. Ngoài ra ngày invoice phải trước ngày xuất trình chứng từ và hết hạn LC. Theo logic thì đúng là như vậy vì LC phải được mở trước, sau đó mới tiến hành làm hàng và xuất trình cho ngân hàng. Một số LC cho ngày hết hạn khá gấp và người bán không kịp để đáp ứng thì cần yêu cầu người mua sửa LC cho phù hợp.

Ngoài ra trong phần này có thể bố trí ghi số LC, theo quy định của mục số (4) trường 47A hoặc trường 46A. Số LC lấy ở trường 20.

P3: Người bán (Shipper/Seller/Exporter/Beneficiary)

Gồm tên, địa chỉ, số điện thoại. Theo trường 59 trong LC ghi như nào thì ghi đúng như thế.

P4: Người  mua (Consignee/Buyer/Importer)

Thông tin của công ty nhập khẩu hay người mà mở LC được quy định tại trường 50 trong LC

P5: Mô tả hàng hóa (Goods’ description)

Mô tả chi tiết về hàng hóa được quy định tại trường 45A. Nếu LC ghi sai chính tả hay chấm, phẩy… cũng phải ghi sai theo cho giống để bộ chứng từ thanh toán hợp lệ. Còn khi kê khai Hải quan thì có thể làm invoice khác và viết đúng.

P6: Số lượng (Volume)

Trên invoice chỉ cần ghi tổng số lượng và đơn vị tính, còn chi tiết cụ thể được thể hiện trên Phiếu đóng gói (Packing list / PL). Tạo cột bên phải, cạnh cột mô tả hàng hóa

P7: Đơn giá (Price)

Tạo cột cạnh cột Số lượng, có số tiền và ngoại tệ. Nên thêm điều kiện giao hàng + incoterms (nếu có) vào mục thể hiện đơn giá

P8: Tổng tiền (Total amount)

Tổng giá trị lô hàng. Chú ý ghi định dạng số tiền giống trong LC và ngoại tệ tương ứng.

P9: Điều kiện giao hàng (Delivery term)

Ghi luôn phía dưới chỗ Đơn giá. Ví dụ: FOB, CNF, CIF… Trong LC quy định tại trường 46A

P10: Hình thức thanh toán (Payment term)

Ghi thành dòng dưới chỗ thông tin ngân hàng: TT, DP hoặc LC

P11: Thông tin ngân hàng (Bank’s details)

Ghi cùng với thông tin người hưởng thụ (Beneficiary)

P12: Cảng đóng hàng (Port of loading)

Ghi rõ từ port cùng với tên. Ví dụ: Haiphong port. Đối với LC thì tại trường 44, và thường từ port là bắt buộc, nếu ghi là: Haiphong, Vietnam thì ngân hàng phát hành LC sẽ từ chối bộ chứng từ. Ngoài ra thì tên quốc gia của cảng đó cũng phải ghi kèm. Chuẩn sẽ là: Haiphong port, Vietnam.

P13: Cảng đến (Port of discharge)

Lưu ý ghi rõ đầy đủ như P12. Trong LC quy định tại trường 44F. Ví dụ: Muara port, Brunei

P14: Tên tàu, số hiệu chuyến (Vessel name, no)

Sau khi tàu chạy sẽ có thông tin này và ghi đúng tên tàu và số hiệu theo như vận đơn (Bill of ladding / BL) nhé.

P15: Chữ ký và con dấu (Sign & seal)

Người hưởng thụ ký và đóng dấu. Ở Việt Nam thì cần có chữ ký và dấu đỏ đầy đủ, thay vì chỉ cần chữ ký như ở một số nước khác.

 

Tham khảo 1 mẫu CI

Mẫu hóa đơn thương mại xuất khẩu

    Thông thường, mẫu hóa đơn thương mại cho hình thức thanh toán TT, DP, DA là khá đơn giản do không bị ràng buộc và yêu cầu từ phía ngân hàng thanh toán. Tuy nhiên, trong thương mại quốc tế hình thức thanh toán LC là chủ đạo để đảm bảo quyền lợi cho người bán và người mua và đặc biệt những lô hàng đầu tiên cho khách hàng mới, thì họ thường hay dùng LC để đảm bảo. Vì vậy, Doanh nghiệp tốt nhất nên làm sẵn form mẫu CI chuẩn theo LC để đảm bảo sự đồng nhất và đồng bộ cho bộ chứng từ thanh toán của mình. Nội dung của Invoice theo LC sẽ phải đảm bảo những yêu cầu của UCP 600, mang tính chuẩn quốc tế, chuẩn chỉnh cũng sẽ giúp Doanh nghiệp thuận lợi trong quá trình thông quan lô hàng. Mời Quý Doanh nghiệp tham khảo một số mẫu CI sau:

Một số lỗi phổ biến cần tránh trong Commercial Invoice (CI)

Soạn thảo CI là khá đơn giản, tuy nhiên, nếu không cẩn thận sẽ bị sai sót một số thông tin dẫn đến hải quan bắt lỗi khi thông quan và cả quá trình thanh toán qua ngân hàng, đặc biệt là thanh toán LC. Vậy, để quý Công Ty tránh được những phiền toái này, Intertrans xin được liệt kê những lỗi phổ biến sau:

- Invoice thiếu điều kiện giao hàng như: EXW, FOB, CNF, CIF và tên cảng đầy đủ. Ví dụ: bán giá FOB nhưng chỉ ghi: Haiphong port, Vietnam. Chuẩn phải là: FOB Haiphong port, Vietnam

- Tên cảng không ghi rõ chữ: port và tên quốc gia. Ví dụ: bán giá FOB cảng Hải phòng chỉ ghi: FOB Haiphong, Vietnam hoặc FOB Haiphong port. Chuẩn phải là: FOB Haiphong port, Vietnam.

- Hàng hóa mô tả không chi tiết, cụ thể mà ghi chung chung. Đặc biệt lô hàng có nhiều loại hàng khác nhau không ghi tách biệt từng loại và số lượng thành các dòng khác nhau mà lại ghi gộp.

- Ngày của Invoice cũng là vấn đề nhiều Doanh nghiệp mắc phải. Ngày invoice lấy tùy tiện, invoice mở hải quan 1 ngày, invoice thanh toán 1 ngày. Đối với LC thì chú ý cứ lấy ngày thoải mái miễn sao nó đáp ứng yêu cầu ngày trên LC, ví dụ ngày Invoice không được sau ngày trình bộ chứng từ hoặc LC quy định phải trước ngày hết hạn LC 10 ngày, thì nhân viên làm chứng từ phải tính và sửa cho ngày đáp ứng yêu cầu đó, chứ không nhất thiết lấy ngày đã lập trước đó khi mở Hải quan.

- Nhiều khi LC bị sai chính tả hay sai format nhưng CI lại cứ viết đúng, lúc đó lại khác với LC và ngân hàng phát hành LC sẽ từ chối. Vậy, nhiều khi nhân viên chứng từ cần linh hoạt, viết và copy đúng theo LC để đáp ứng chứng từ thanh toán đã; còn lưu Hải quan hay thuế thì có thể tạo invoice khác.

- Đừng nhầm lẫn giữ CI và PL (Packing list), invoice thiên về điều kiện, điều khoản thương mại hơn, còn PL là chi tiết cụ thể việc đóng gói, xếp hàng hóa trong container hoặc tàu.

- Chỉ ký hoặc đóng dấu thay vì phải đầy đủ cả chữ ký và dấu. Ở Việt Nam thì con dấu đỏ rất quan trọng nên tốt nhất Invoice phải được ký và đóng dấu đồng thời.

    Hy vọng là Quý Doanh nghiệp sẽ thấy hữu ích khi tham khảo bài viết trên. Để được tư vấn kỹ hơn các vấn đề về xuất nhập khẩu, vui lòng gọi hotline: Ms. Thu: 098.449.8388 của Intertrans để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng!

 

Vận đơn (Bill of Ladding/BL) một loại chứng từ quan trong trong xuất nhập khẩu